Privacy statement

Bronsassociates respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen, vertrouwelijk wordt behandeld.

Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG/UAVG neergelegde informatie en zorgplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens wij verwerken.

Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen.
Bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook bijvoorbeeld sociale en financiële gegevens.
Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, emailverkeer, gebruiken en verwijderen van uw gegevens in onze administratie.

In deze Privacy statement vindt u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Bronsassociates.

Van wie verwerkt Bronsassociates persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van opdrachtgevers en cliënten die een overeenkomst met ons hebben getekend, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van contactpersonen die juridisch advies of mediation wensen, coaching trajecten of organisatie advies en consultancy diensten.

Wie is verantwoordelijk voor verwerking van persoonsgegevens?

Als zelfstandigen, werkend in een coöperatieve vorm van een collectief zonder winstoogmerk heeft elke associatie een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met Bronsassociates. Als gezamenlijke organisatie zijn wij verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

Als wij een samenwerking aangaan en/of uw gegevens delen met anderen, hanteren wij een geheimhoudingsverklaring, vragen daarvoor uw toestemming of stellen daarvoor een samenwerkingsovereenkomst op met u, waarin de geheimhouding is geregeld.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van zorgvuldige genomen organisatorische en technische maatregelen, volgens een opgesteld intern verwerkingsregister en indien nodig op basis van een ondertekend verwerkersovereenkomst met een derde partij.

Waarvoor verwerkt Bronsassociates u persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:

Om dienstverlening in (juridisch) advies, bemiddeling, mediation en coaching zo goed mogelijk te regelen en uit te voeren, op basis van een daarvoor opgestelde overeenkomst of expliciete persoonlijke toestemming verkregen van de betrokkenen. Dan wel omdat wij moeten voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen (art 6 AVG). Bijvoorbeeld in het kader van een klachtenprocedure (MfN).

Om bijvoorbeeld een vaststellingsovereenkomst einde dienst verband op te kunnen stellen, hebben wij van u gevoelige persoonsgegevens nodig. Ook van minderjarige kinderen verwerken wij soms persoonsgegevens. Daarvoor regelen wij altijd schriftelijke toestemming van u/ of van beide ouders. Als mediator dienen wij bepaalde gevoelige informatie aan te leveren aan de Rechtbanken en aan de Raad van Rechtsbijstand en vragen ook dan vooraf uw schriftelijke toestemming.

Ook moeten wij bij het aangaan van een opdracht in juridisch advies, mediation en consultancy u vragen uw identiteitsbewijs te mogen checken, zodat wij beantwoorden aan onze identificatieplicht voor cliënten. Wij maken daarvan een schriftelijke aantekening, dat deze identiteitsgegevens zijn geverifieerd, maar verwerken deze gegevens niet.

Persoonsgegevens van derden, die wij verwerken in de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer vallen in de afgesproken geheimhouding in de overeenkomst, die daartoe is vastgelegd.

Wij werken verder met uw persoonsgegevens:

-Om de relatie met u goed te kunnen onderhouden en informatie met u uit te kunnen wisselen, maken wij gebruik van uw naam, telefoonnummers en emailgegevens en adresgegevens. Ook hebben wij uw naam en adres nodig om factureringen en incasso te kunnen doen.

-Om in het kader van het betalingsverkeer, het indienen van documenten per verzoekschrift via een advocaat of in het kader van een samenwerking met externe adviseurs of verwijzers in uw dossier geven wij alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens aan derden. Of als u daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld om de gegevens in uw dossier met derden te kunnen delen.

Bewaartermijnen, hoe lang en wanneer gaan deze in?

Alleen die gegevens die nodig zijn voor verslaglegging en bewaarplicht, bewaren wij in een digitaal dossier gedurende 7 jaren. Deze bewaartermijnen zijn opgesteld in afstemming met de wettelijke bewaartermijnen, die gelden voor financiële en juridische dienstverlening en deze termijn gaat lopen vanaf het moment, dat de dienstverlening is beëindigd. Alle overige gegevens, behalve contactgegevens (naam, email en telefoonnummer) worden na einde dienstverband vernietigd.

Wij vragen om geen gegevens (kopie, foto’s) per telefoon of per whatsapp te sturen. Wij kunnen dan niet instaan voor een juiste beveiliging van uw gegevens.

Wie heeft toegang tot uw gegevens binnen Bronsassociates?

Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt door ons en de systeembeheerder(s) van de aangesloten zelfstandige associates, die toegang moet hebben tot onze computers. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die wij inschakelen in de ondersteuning van de bedrijfsvoering en/of in de uitvoering van diensten. Wij hebben daartoe ofwel de privacyverklaring van deze derde onderzocht dan wel een verwerkingsovereenkomst afgesloten met deze partij. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als daar een wettelijke of juridische verplichting voor geldt.

Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn wij als Bronsassociates onder meer gebonden aan:

De bepalingen van de AVG/UAVG en de geheimhoudingsplicht zoals neergelegd in (model MfN) mediationovereenkomst. De regels in geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid waaraan wij gebonden ben in de uitoefening van mijn beroep als MFN-registermediator conform het MfN Reglement en de MfN Gedragscode en daarmee door ons ook van toepassing verklaart op coaching bij Bronsassociates. Gedragscode verwerking persoonsgegevens voor MFN-mediators. Registratie MfN- registermediator en daarmee moeten voldoen aan driejaarlijkse Peer review eisen MFN (audit-IT + administratieve drie jaarlijkse eisen).

Welke passende maatregelen heeft Bronsassociates genomen bij de verwerking van persoonsgegevens?
De AVG stelt dat passende technische en organisatorische maatregelen genomen moeten worden (art. 24 lid 1 GDPR) en dat deze aantoonbaar regelmatig moeten worden getoetst. Wij hebben daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en deze neergelegd in een intern verwerkingsregister, o.a. extra beveiligingseisen in IT en back-up beveiliging zijn genomen, omdat wij soms werken met gevoelige persoonsgegevens.

Voor vragen daarover en/of wijze van aanleveren, dan wel de suggestie dat deze werkwijze beter beveiligd kan worden of dat er concrete aanwijzingen zijn van een inbreuk (datalek), vragen wij u om dat zo spoedig mogelijk te melden.

Kan ik zien welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt?

Ja, u ontvangt een overzicht van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, op aanvraag.

Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij worden verwerkt?
Dan kunt u een schriftelijk verzoek (email) tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen en zullen wij deze vraag binnen 4 weken beantwoorden.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht met betrekking tot persoonsgegevens?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij: Caroline Brons| tel: 06-29608927| Caroline@bronsassociates.nl

Kan dit document wijzigen?

Ja, de huidige digitale ontwikkelingen maken dat wij met enige regelmaat dit document van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen of gewijzigde omstandigheden zijn, dan passen wij het privacy statement daarop aan. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn tijdens een lopende opdracht, dan attenderen wij u daarop of worden de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar gemaakt . De meest actuele versie van de privacy verklaring kunt u steeds terugvinden op de website.

Versie 1.3, opgesteld conform de geldende uitgangspunten van compliance zoals neergelegd in de AVG (GDPR), d.d. 13 februari 2023.